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职道-赢在起步的60个细节-第22章

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,很难讲出多少新东西来;对于这种“老三篇”,很多新职新人觉得与自己并没有多少直接的关系。所以,一到开会他们就打瞌睡,思想走私,或者找些借口溜之大吉。
但是,作为职场新人,在进入公司后,要养成了解企业的大局的习惯。尽管领导讲的都是“老三篇”,但如果细听,还是有区别的,像利润、营业收入这些业绩指标还是有变化的,从这些变化中能看到公司的经营状况和发展前景,而这些又与你每一个人的前途,至少和你的工资奖金是有直接联系的。如果公司要裁员甚至倒闭的话,在这种会上完全可以找到它的各种迹象……因此,可以说“会议”是企业内部各种信息的交汇点。只要你留心,每次开会你都会有新的收获。“会议里有乾坤”这话一点也不错。
公司全体大会一般是把公司领导决定的大政方针往下传达。因此,在部门领导传达过程中,如果有疑问的话,最好先记录下来会后提出来,以便吃透上级精神。职场新人最忌讳只带两只耳朵只管听,不带脑子想问题,这样你永远不能进步。
作为职场新人,除开公司和部门内部的会,也有机会参加其他一些会议,因此,在参加会议之前,要作好准备。
在开会前,如果你临时有事不能出席,必须通知对方;听取上司或同事的意见,作好参加会议所需资料的准备;开会的时候,如果让你发言,那你发言应简明扼要;在你听其他人发言时,如果有疑问,你要通过适当的方式提出来;作好会议记录;在别人发言时,不要随便插话,破坏会议的气氛;开会时不要说悄悄话和打磕睡;没有特别的情况不要中途退席;即使要退席,也要征得主持会议的人同意;要利用参加会议的机会,与各方面疏通,建立良好的人际关系。
作为职场新人,你可能经常要派去参加会议的筹备,所以,也要了解一些筹备会议的要点:准备好参会人员名录,是否参会最后给予确认;进入会场时给客人领座位;如果没有确定座位,就让参会者从最里面坐起;整理分发的会议资料。准备好黑板、粉笔等会议用品;看参会者是否有私人物品(如冬天的大衣、帽子等)需要保管;准备好茶水饮料及水果;如果会议途中外面有人找,用纸条或耳语通知当事人;会议途中,值班不能没人;如果自己有事走开,要请人替代。
自己要的信息自己找
小莉过去一直有怀才不遇的感觉,进公司快一年了,她觉得自己一直在打杂。这天下午上司把她叫了过去,让她在两个星期内完成一份当前整个北京的各大商场基本情况的调查报告。虽然公司是做家电生产的,但她从未涉及过商业方面的事情,于是她对上司脱口就问:“到哪里去找资料?”
老板淡淡地说:“你自己想办法吧。”说着,他夹起公文包,外出办事去了。
小莉有些傻眼了。平时总想做点具体工作,但当具体工作真正到来时,又有些措手不及。
作为职场新人,你迟早要独挡一面,做自己的业务,但无论你做什么业务,你都要有业务信息。你需要有业务信息,这样你面临“到哪里去找业务信息?”和“怎么找业务信息?”这两个问题。你当然可以请教上司和同事,但是,你再也不能有依赖思想了,不能像在学校那样,依赖老师给出现成的答案。
一般来说,找自己的业务信息,可以先到网上去找。像小莉所需要的各大商场的基本情况,就可以在北京市统计局和各大商场的网站上找到,你可以下载一些营业面积、员工人数、年销售总额和经营品种数量等基本数据。
但是,像各大商场的消费者定位,经营特色、竞争策略和促销方式等经营方面的信息,你在网上很难找到,所以,即使在这个信息爆炸的年代,你收集业务信息,也不能在“网络”这一颗树上吊死。
俗话说“留心皆学问”。为了收集业务信息,作为白领,你平时在读报纸和杂志、看电视或甚至和别人聊天时,就应该加以留心,有些关键信息也许会让你“踏破铁鞋无觅处,得来全不费功夫”。
有些职场新人认为,在这个信息爆炸的时代,没有必要事先在自己脑子里装很多信息,一是现在的信息多得你脑子装不下,二是即使装下了它们陈旧得快,装了也没用,所以,完全可用通过网上现找这种“即查式”来代替过去的那种“预学式”,这话虽然有一定的道理,但并不完全正确,因为如果你在网上查一个自己一无所知的问题,往往是事倍功半,但当你查自己很熟悉的东西时,你就会事半功倍。所以,你平时还是要多学多看,提高自己的想象力。
上网查和平时留心是收集自己业务信息的主要方式,但在平时,你也要注意建立自己收集信息的“网络”,因为很多关键的信息,不是在网上或在报纸上,而是在人们的大脑里;如果你平时与同事和客户多联系,那么,有些信息在你想要的时候,它会自己送上门来。当然,这是一个商业化时代,你不能只有单方面的输入,你也得有付出,比如,平时得请同事或朋友一起喝杯咖啡或吃顿饭,联络联络感情,这既是一种职场的情谊,又是职场的一种信用。
收集到业务后,如果不进行“综合加工”,那么这种信息也仅仅是一种“信息”,即一堆无用的数据或资料,因为可以直接利用的信息毕竟不多。职场新人,你要学会对信息整理加工。
整理和加工“信息”,就是把收集到的原始资料进行整合,把它们变成易懂的、能直接利用的文件或图表。在整理和加工信息过程中,要注意这么几个问题:整理和加工信息的目的是什么,即整理和加工这些信息是派什么用场,它们是用于比较、是为了预测、是为了分析结构、是为了反映变化趋势、是为了找到差距或者是为了分析互相之间的关系,等等;根据整理和加工的主要目的选择加工的手段;如果发现有欠缺的资料,要准备二次收集;收集的资料是否齐全,整理和在加工前再确定一次;对一些非数据(如从报纸、杂志和电视上收集到的)信息要考虑他们的信息价值。由于对数据的整理和加工,要涉及专门的统计学,所以,作为白领,无论你从事什么业务,都应当掌握一些统计学方面的知识;作为一个白领,你至少要分清“算术平均数”与“加权平均数”之间的差别。
没有计划就没有效率
倩倩的身材实际上很不错,但她总觉得自己有些胖,所以,她老是跟着广告走,电视里有什么减肥的方法和药物,她都要试一试,结果,不仅没有减什么肥,反而弄出一些怪毛病来。
如果要真正减肥,你必须先找到肥胖的原因,再做一个有针对性的减肥计划。即使有了一个好的计划,还得坚持,经常检查。
减肥的原理跟你的工作原理是一样的;在做每项工作之前,首先做个详细而又周密的计划,把工作的步骤和程序确定好,以保证工作的顺利和效率。
“临渴掘井”这个成语,就是指做工作没有计划,事倍功半。在你做每一项工作之前,你先要确定工作的顺序和程序。确定工作的顺序就是“计划”,即对未来的工作进行安排。有不少职场新人都常这么感慨:“忙了一天,也不知道忙了什么,时间还不够用。”其实,只要有一个完整的计划,就可以提高工作效率,在相同的时间里做更多的事,而且做得更好。
为了使工作的程序明白无误,你最好养成画工作示意图的习惯,把工作前后左右的关系、附带的工作等关联问题清楚地到出来;有了这个图,你就能做到胸有成竹。在很多时候,这个示意图又相当于一个备忘录。
你的每一项工作,都有一个完成的最后期限,即必须在什么期间内完成;如果没有期限,工作可能永远完不成。所以,你做计划,就是为了在最后期限之前完成。制定工作计划表,就是把在最后期限内各项工作之间的关系用图表表示出来,直接明了。计划是管理——计划——调整中的第一步,是工作行动的前提。
在制定工作计划时,你要注意这么些问题:首先,你要明白自己工作的目的是什么;其次,你工作的期限、预算、人员以及其他还有哪些制约因素;也就是说,制定工作计划,主要考虑做什么、什么时候做完、用什么方法做、需要具备的条件和完成的步骤这几个问题。特别是对于职场新人来说,更应该学习做好自己的日常工作计划。由于职场新人经验还不多,工作还不是太重,所以,基本上只要做好“一天的计划”以及“一周的计划”就行。
所谓“一天的计划”,就是当你早上出门上班的时候,仔细想想今天要完成哪些工作,哪些工作是今天的重点,如果有必要的话,你要将它们记下来。至于每周的工作计划,最好是在周末放假之前,拟个下个星期主要工作的提纲,星期一上班之后再确认。如果你希望你的工作有条理和有创造性,最好慢慢学会做全年工作计划的方法。你不妨买一个笔记本,记下全年关于自己工作的一些设想,有空的时候翻翻,前后对照,到时收获肯定不少。
作为职场新人,你最好养成这么个习惯,每日上班的路上,对当天要做的工作想几分钟,哪怕是几十秒钟也行;每天下班的路上,对当天的工作进行回顾一下,是否都做了,做得如何,有没有可以改进和提高的地方……
很多职场新人工作效率不高,不是因为没有计划,而是没有经常去检查执行计划的情况,找到问题的症结,老是给自己制造借口。所以,你光有计划不行,你还要养成检查计划落习的习惯。通过检查,发现自己的问题,从而改进方法。
作为职场新人,每过一段时间,你要检查自己的工作:当初的目标是否实现、实现目标的手段或方法是否正确、是否还有要改进的地方、如果目标没有实现,是客观原因还是自身努力不够、为了提高工作目标,需要做哪些方面的改进,等等。
通过检
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