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采购文件应包含清晰地描述所订产品或服务的数据。其重要因素如下：
（1）产品的精确辨认和等级。
（2）检查规程。
（3）应用的质量标准。
所有检查检验方法和技术要求应指明相应的国家和国际标准。订购单中提到的所有文件的状态应清楚地说明。当要引用技术要求、图纸和检查程序时，最基本的是要确定这些文件的编号以免造成混淆。
应在订货单上详细说明质量要求，任何中间检验要求以“要点”的形式在订货单或检查规程单上表明。“要点”是指制造过程中的环节。此外，没有得到买主明确的同意，分供方或卖主不能违背“要点”要求。例如，压力容器的焊接必须在下一步处理前进行检验，在订货单中应规定由分供方或卖主提供检验证书的副本。在将订货单发放给分供方或卖主之前，买主应充分审查订货单的正确性和准确性。实施这种审查的人员应有明确授权。对订货单的修改应经过审查和授权，最好由发布原订单的人来进行。
□ 采购资料的控制
每一个公司应在其订货单发出之前有进行评价的程序。具体方法介绍如下：
（1）所有规范（如技术的、冶金的、机械的和其他质量要求）应在图样上明确说明，以保证这些规范能在订购单上再现。
（2）图样上给定参考编号，并要求分供方或卖主在所有规范中指明该图样。
（3）要求质量保证部门对订货单的完整性和所有规范的准确性进行检验。
（4）在将要求写入订货单之前，与设计部门和质量保证部门进行商讨。
需要遵守的其他程序也应在订货单上明确下来，以防止有时对这些程序的错误执行。例如，买主希望在正式生产前看一下样品或使用特定形式的包装，如事先未予明确，分供方或卖主也许根本没把这些要求当回事。这种程序的细节应仔细地写出来。下面是订单处置时要注意的一些方面：
（1）对重要的材料，购买者应明确地声明是否希望在材料使用前进行批准。在铸造的
情况下，若买方的质量保证部门有要求，则应写明检查试样的程序。
（2）若对生产前的样品有要求，则要让分供方或卖主知道样品的型号规格、发送形式
和对样品进行检验的细节。
（3）应明确规定对图纸、规范或与质量要求有偏离的批准程序。分供方或卖主不能假
定买方可能接收对图纸或规范有微小的偏离。如果买方希望分供方或卖主严格地执行规范，
也必须在订单中声明。
（4）应清楚表明接受检查的地点和方法。若要求抽样检查，应事先明确抽样计划的细节。被否决产品的处置和纠正批次的再送程序也应事先确定。
（5）用名称、零件号和其他内容标志产品的方法应让分供方或卖主知晓。
（6）担保条件以及优惠客户和解决争议的程序应详细规定以避免不同的解释。
□ 采购物资的验证
订货单上应明确产品验证体系。该验证体系应在订货单完成之前由供方和分供方达成协议。下面方法的任何一种均可用于产品验证：
（1）买方信赖分供方或卖主的质量保证体系。
（2）分供方或卖主提交检查检验数据和统计的过程控制记录。
（3）当收到产品时由买方进行抽样检查或检验。
（4）在发送前或在规定的过程中由分供方或卖主进行检查。
（5）由独立的认证机构进行认证。
买主必须在订货单上明确指出最终用户（若有最终用户参与）是否在分供方或卖主的场地进行验证活动。分供方或卖主应提供所有设施和记录来协助检验。检验活动的规模应与被检产品的类型相适应。
ＩＳＯ标准明确规定分供方或卖主不能对买主在分供方或卖主的场地进行的检验采取庇护。分供方或卖主对向购买者送交合格产品承担最后责任。
有关检验程序的协议应规定检查或检验数据的交换，其目的是促进质量的提高。检验程序的协议要尽量减少对质量要求和所使用的检查、检验和抽样方法的各种假设。
□ 采购材料的质量记录
应保留对采购材料恰当的质量记录，这不仅可作为采购控制的证明，还是监督分供方或卖主表现的一种手段。大公司应有一套依据客观标准评价分供方或卖主的体系。与分供方或卖主共同使用评价体系能帮助他们提高质量和送货方面的能力。
采购材料的质量数据也可成为以后采购中的接收规范和检查的基础。应编制标准程序和表格以便记录和使用。可能时，这些数据应计算机化以便处理和使用。
□ 与分供销商或卖主的关系
近年来，“供应者管理”的概念有了很大的变化，主要是日本的一些公司经验的结果。早期的多渠道供货选择和通过促使分供方或卖主之间的竞争来获得最佳选择为合作和伙伴关系提供了途径，并可建立长期的关系。一个公司应尽量使其分供销商或卖主认清其质量要求：其目的是为了达到对各自要求的相互理解。在共同寻求解决质量问题方面，公司应向分供销商或卖主提供技术指导。必要时，应对分供销商或卖主就诸如统计质量控制和提高生产率等领域进行培训。从长远看，这将有益于合作伙伴双方。
六、不合格品控制法
在整个生产过程中，产出不合格品是难以避免的。ＩＳＯ标准不仅要求供方应有一套防止将不合格品提供给需方的书面程序，还规定了在生产过程的任何工序中，一旦检出不合格品，该工序便不能再进行。对不合格品控制的程序描述如下：
□ 标识
通常，生产流程中的任一次检验都可能检出不合格品。不合格品一经发现，应用适当的编号或标记进行明显地标识，以便于识别。同时，应保证不合格产品的编号和标记不被去掉或因工作的疏忽被擦掉。
□ 生产过程中不合格品的处理
当生产过程中发现不合格品时，应考虑是否停止该工序的进行。通常，在这种情况下有可能产出更多的不合格品。因此，为证实产品的合格状况，有必要对不合格品发现之前的一批产品进行10０％的检验。处理产品不合格问题，必须依据产品的特性及缺陷的程度而定。
□ 隔离
供方应有一个使不合格品与合格品隔离开来的程序。应设置一个用以存放不合格品的隔离区域，并对该区域进行严格控制，以防止在决定处置之前这些不合格品被使用。
□ 评审
由具有专门职权的部门对所有不合格的原料、零部件和产品进行评审，评审后可能出现如下情况。
（1）目前状况下的认可。不合格品的不合格程度较小，且不会影响最终产品的性能，可视该产品为合格。若供需双方有合同约束，此项决定应征得需方的同意。
（2）返工。有的不合格品经返工后能达到产品规定要求。例如，某一轴的直径超过了公差允许范围，就可通过返工使其直径在公差范围之内。
（3）返修。对一批或数量较多的不合格品可采用返修、再加工方式，使其达到规定要求。例如，对农药配方的重新调制。若供需双方有合同制约，返修过程应征得需方的同意。
（4）降级。产品虽达到一定质量要求，但被定为低质品类，此类产品可注上次品标记降价出售。
（5）报废。若上述四项处理措施都不能采用，不合格品只能作为废品抛弃。
□ 获取让步接收的程序
不合格品被直接使用或经重新加工后被接收，该过程称为让步接收。若供需双方有合同制约，供方应就不合格品的性质、数量上的影响和整改计划等内容向需方提供一份正式申请。通常要求获取让步的建议有标准的格式。无合同约束时，供货公司应在指定职权范围之内征得评审委员会的同意后才能获得让步接收。
□ 处置
对不合格品进行评审后作出的决定应迅速实施，以使生产过程所受的影响最小。对返工和返修的产品，在进入下道工序和投入流通之前，供方应对返工、返修和重新检验的操作过程作详细描述，以便对其合格程度进行正确评估。
□ 通告
对不合格品进行有效控制，有赖于书面程序中提出的与之相关的一系列措施。有关不合格品的不合格程度和决定由谁承担处理等内容应通告书面程序中的有关部门。尤其应立即通知生产部门，以便尽快采取补救措施阻止不合格品的产出。
上述评审、处置和通告几项内容同样适用于与中间的有关不合格品识别的契约。中间商与供方的合同中应把具体内容表述明确。
□ 文件
不合格品通常在检验、试验过程中发现。检验、试验报告中应记录不合格品偏差的大小。为控制不合格品，必须汇总一份包括详细列出生产中出现的问题、不合格品对产品数量的影响和不合格品发现后所采用的措施的单独报告。为此，应按以下内容设计一专门的表格：
（1）不合格品的标记是否完善，对产品数量影响多大。
（2）不合格品在那一阶段发现的。
（3）有关缺陷或不合格情况的详细材料。
（4）评审委员会的建议和对不合格品的处置决定。
（5）有关返工、返修的详细材料和实施结果。
（6）防止不合格品重新产出的纠正措施。
七、质量记录法
ＩＳＯ标准描述的质量体系，要求供方应制订质量记录的标识、收集、编目、归档、存贮、保管和处理程序，并贯彻执行。质量记录是获得必要的产品质量及有效实施质量体系各要素的客观证据。
如前所述，购买产品的质量与最终产品的质量有着直接的联系。因此，供方和分供方的质量记录应考虑制定一个保证产品质量的程序。
下面介绍质量记录的两种主要类型（在产品质量和质量体系运行方面）：
产品质量记录