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以及其他背景材料。
②确定迎送规格。根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规
格。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根
据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、
助理出面。对于一般客人，由公关部派员迎送即可。
③做好迎送准备工作。比如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或
车船班次、时间；安排好迎送车辆；预先为客人准备好客房及膳食；如果对
所迎接的客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上 “欢迎×××先生（小
姐、女士）”以及本组织的名称；如需要，可准备好鲜花等。
④严格掌握和遵守时间。无论迎送，均需提前到达机场、车站或码头，
不可迟到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机
手续，可由公关部派员提前前往代办。
⑤迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。通常
先将前来欢迎的人员介绍给来宾；或自我介绍，并递上名片。客人初到一般
较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情况，当地的
风土人情、气候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建
议，以及客人可能关心的其他问题。除客人自提的随身小件行李外，应主动
帮助客人提行李。
⑥妥善安排。客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。
如，向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南；向客人介绍餐厅
用膳时间及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要 （如回程机、
车、船票）；到达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更
衣、休息和处理个人事务；分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。
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13。怎样安排会见与会谈
为了融洽双边关系，增强双向沟通和相互了解、相互合作，公共关系部
门常常需要为主、客双方组织和安排会见和会谈活动。这是较为正式的社交
活动。
（1）会见
会见，国际上一般有接见和拜会之分。凡身份高的人士会见身份低的人，
或者主人会见客人，一般称为接见或召见。凡身份低的人士会见身份高的，
或者客人会见主人，一般称为拜会或拜见。我国一般统称为会见。接见和拜
会后的回访称回拜。
会见就其内容来说，有礼节性的、事务性的、政治性的，或兼而有之。
礼节性会见时间较短，话题较为广泛、轻松，属于一种较正式的见面形式。
事务性会见则涉及双方关系的交涉、业务商谈等。
会见可以安排在办公室或会客室。在会客室会见的座位安排：客人坐在
主人的右边，如需要译员和记录员则安排坐在主人和主宾的后面。其他客人
按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座。座位不够可在后
排加座。
（2）会谈
会谈，指双方或多方就某些正式或重大的政治、经济、文化以及其他共
同关心的问题交换意见，或洽谈公务，业务谈判等。会谈的内容一般较为正
式，政治或业务的专题性较强。考虑到会谈 （特别是谈判）的气氛比较正规、
郑重，对等性强，因此，座席的安排更讲究双方或各方的平衡，通常用长方
形、正方形、椭圆形桌子。最常见的是长方形桌，宾主相对而坐。以正门为
准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中。译员安排在主谈人右侧
或后面。其他人按礼宾顺序左右排列。如会谈长桌一端向正门，则以人门的
方向为准，右为客方，左为主方。
（3）会见和会谈的注意事项
①提出会见的目的和要求。拜会者根据双方关系、本人身份及业务性质，
提出要求会见主方某人士，约定会见时间、地点、参加人员。接见一方应尽
早回复。如因故不能接见，应婉言解释。
②接见一方的安排者，应主动将会见 （会谈）的时间、地点、主方出席
人及有关事项通知对方。拜见一方的安排者，应主动向主方了解有关事项。
③准确掌握会见 （会谈）的时间、地点和双方人员名单，及早让有关方
面作好准备及安排。主人应提前到达候客。
④接见一方应在会见 （会谈）场所安排足够的座位，并事先排好座位图，
现场放置座位卡；准备好扩音器、灯光等设备以及茶水、饮料。
⑤如需合影，应事先排好台影图。合影时一般由主人居中，按礼宾次序，
以主人右手边为上，主客双方间隔排列。主要身份者站前排，其他人员排在
后面。一般来说，两端均由主方人员把边。
⑥客人到达时，主人在正门口或会客厅门口迎接。会见结束时，主人应
送至车前或门口握别，目送客人离去。
⑦正式的会见和会谈，与会者不应随意走动或进出。工作人员安排就绪
后应退出。记者也只在会谈前采访几分钟，然后离场。根据双方协议，会谈
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后可共同或单独会见记者。
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14。怎样与记者打交道
如果有人问，请你为大型综合性运动会主持公关活动，那么，公关的首
要公众是谁？也许很多人毫不犹豫地回答，当然是那些在比赛场上叱咤风云
的运动员了！这话没错，运动员是运动会的主角，无疑也应是运动会的首要
公众。但是，如果把这句话绝对化，认为运动会的首要公众非运动员莫属，
那就有点失之偏颇了。
1988年汉城奥运会组委会主席曾在不同的场合说过这么一句话：“我们
是把70％的精力放在记者的接待工作上的。”他是这么说的，也是这样做的。
比如，在安排记者村和选手村时，他们把房间标准高的公寓用作记者村；在
记者班车、电讯服务方面，他们更是尽其所能，安排得无可挑剔。在奥运会
前后的记者招待会上，这位组委会主席都是亲自站在门口，恭候记者达几小
时。这位主席曾这样解释说，接待好一个运动员和接待好一个记者的效果是
大不相同的，一位运动员说你奥运会办得好，最多是几十人或者几百人知道；
但是，如果一位记者说你办得好，那就可能让几十万人、几百万人，甚至几
千万人知道你们成功地举办了一届奥运会。这就是传播媒介的特殊功效！汉
城奥运会的巨大成功，难道与这个意识、与这项工作没有关系吗？而巴塞罗
那奥运会，虽然也办得相当不错，但是，我们读者却听到、读到了许多这样
的报道，诸如“经常误点的班车”、“热情有余但经验不足的西班牙人”……
以此引申开去，人们又看到了许多有关西班牙特别是巴塞罗那政治、经济等
评论员略带微词的报道。这就使原本不错的奥运会打了折扣。
从公共关系的角度讲，新闻界公众对一个社会组织来说应是最重要的公
众之一。因为新闻界公众具有双重身份，一方面他们是组织的客体，另一方
面他们又是组织与公众实现广泛、有效沟通的必经渠道。客体与中介的合一，
决定了新闻界公众往往被摆在最显著的位置，或被称之为外部关系中的首要
公众。大型综合性运动会更不可能例外。
西方一些国家将新闻媒介看成是立法、司法和行政三大权力之外的 “第
四权力”或 “第四阶级”，并把新闻记者喻为“无冕之王”。这样的说法固
然有些夸张，但是，因为记者背后站着的是数十万、数百万乃至数千万读者、
观众和听众，确实是公关人员必须 “打起精神，小心伺候”的“上帝”。
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15。怎样写新闻稿
写稿时也应注意到新闻报道的五个w 一个H。就是：
When 事件发生于何时？
Where 事件发生于何地？
who 牵涉到何人？
What 所发生者为何事？
Why 何故会发生此事？
how其整个经过如何？
英国的一个公共关系专家举出写作新闻稿的 “七点”模式。这七点就是：
（1）主题——这新闻稿是关于什么事件的？
（2）机构——机构的名称是什么？
（3）地点——机构的所在地是哪里？
（4）优点一所谈的产品或服务有什么新颖或特异之处？能提供什么利
益？
（5）应用——如何可以使用或享受这些产品或服务？谁可以使用或享受
这些产品或服务？
（6）细节——它的规格如何？或颜色、价格、大小等各方面的细节如何？
（7）消息来源——这是指发出消息的地方，它和产生新闻的地点未必一
致。譬如一架新型的飞机可以在某一机场启航；但发出新闻的航空公司总部
却在市区。
当然上述提供的几点是不妨加以变通的。
以上所讲的基本原则涉及新闻稿的内容及其表现手法。这样一篇稿子是
否能为新闻界采用，主要看其是否有新闻价值。
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16。怎样组织记者招待会
开记者招待会，首先要选择适当的日期和时间。所谓适当就是要适�