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③份号
份号，又称编号、流水号，是指一份具体文件在该文总印发数中的实际序号。如份号“000168”，即表示此份具体文件是该文总印发数的第168号，其位置在文头的左上端，顶格书写。
使用“份号”的公文，有些是印数较多的普发性下行文，主要是有密级的公文，其作用是：一是便于印数较多的普发性公文有控制地分发到有关的各地区各单位印发；二是便于机密文件的分发和回收登记，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感；三是一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。
④秘密等级
秘密等级又称密级，是指公文内容涉密程度的等级，我国《保密法》将秘密事项等级分为“绝密、机密、秘密”三级。密级的确定，要根据公文内容并按照有关规定，从维护国家利益出发，严格按权限范围、审定程序处理。
密级及保密期限一经确定，就要做出明显并且易于识别的标志。国家秘密的标志为“★”。“★”的前面标密级，“★”的后面标保密期限，如“机密★5年”。
密级的位置在发文机关标识的左上方，“份号”的下方。
⑤紧急程度
紧急程度又称急度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是使受文机关明确公文处理的时间和要求，保证公文的时效性。紧急文件应分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度的位置在秘密等级的下方。
⑥签发人
签发人指批准发出公文的机关领导人。《国家机关公文处理办法》规定“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他人签发。”签发的位置在“发文字号”右侧，空两格，书写“签发人”和签发者的姓名。
在实践中，正式发出的文件上，有“签发人”这一项目的多数是上报国务院和上级机关的重要文件，一般文件是没有的。
（2）主文部分
主文部分，是文件的最主要部分，由标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期等项目组成。
①标题
公文标题，是公文内容和作用的高度概括。位于横隔线的下方适中位置上，公文标题的字体要稍大于正文，以显突出。
《国家机关公文处理办法》第10条第6项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。”也就是说，完整的公文标题是由发文机关、事由和文种等三要素组成。它表明该公文是由谁发文、因什么事发文、用什么文种发文。如《中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定》、《广东省人民政府关于清理道路检查站的命令》等。
公文标题应准确、简明、使人一目了然公文的性质、基本内容及作用。要做到准确，一是要选准文种，如不要把通告写成公告，把请示与报告混淆。因为收文机关通常通过标题中的文种名称来初步了解公文的作用和重要性，并考虑处理的初步意向。二是事由要表述准确。如果事由和公文内容不切合，就是文不对题，收文机关会因此产生困惑，给公文处理和管理造成障碍。这是公文标题拟写的大忌。要做到简明，一是要从实际出发，省略在、其中的某些成分，如《关于我市奖券发行工作的会议纪要》、《广州市人民政府通告》、《通知》等，或是省了“发文机关名称”，或是省了“事由”，甚至连“发文机关名称”和“事由”都省去了。二是对事由部分的文字表述要反复提炼，力避转弯抹角啰嗦冗长。如《XX市党委批转XX同志在全市第一次政法公安会议的总结发言及公安局、检察院、法院党组关于全市第一次政法公安会议情况的报告和XX同志关于当前斗争情况与今后工作的部署的报告》，可以提炼为《XX市党委批转全市第一次政法公安会议三个文件材料的通知》
另外，公文标题的排列，要注意以下问题：一是移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列，以保持词语的相对完整；二是要保持标题的适中、对称和醒目。简短的标题，通常是“一”字式排列。复杂的长标题，要在保持标题词语结构的完整性前提下，采用两行或多行的方式排列。
②主送机关
主送机关，又称抬头或上款，是指负责处理、执行公文的机关，它位于标题的左下方，顶格书写。主送机关之后要用冒号。
普发性的下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“市直各单位”。高层次机关的普发性下行文，涉及的主送机关更多，即使用泛称也要用两三行排。
而上行文，主送机关一般是一个，请示、批复、函等文种的主送机关只能是一个。一些行文方向不定、没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分事项性通知，则不写主送机关。
能否准确地写明主送机关，是公文发出后能否得到及时有效地处理的关键问题。因此，必须根据公文内容与机关职能，慎重而准确地选定拟写，不能漏写，也不能将能负责执行、处理公文内容的机关写上。
③正文
正文是公文的核心部分。一篇公文的质量如何，关键是这部分。这部分的结构，通常包括缘由、事项、结尾三部分。
缘由部分，主要是说明发文原因，开宗明义，极其概括地交代行文的基本意向，并提起下文。
事项部分，围绕行文的基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、说明做法、提出要求。
结尾部分，是正文的收束。因文种和行文关系不同，其结语也有所区别。如，请示一般用“以上请示，当否，请批示”；函一般用“特此函告”等。有的公文，事项说完即结束，没有独立的结尾部分。
④附件说明
附件说明是公文正件附属材料名称和件数的标注。如“附件：《XXXXX》、《XXXXXXXXX》”，位于正文的左下侧，顶格书写。如果标注的文字较多，向右一般也不超过公文文面的竖向中分线，可以提行空两格续写。但要注意，不要将附件说明写在签署和署时之下，应是正文和签署之间。
附件分两种：一种是补充说明主体某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等；另一种是补充说明正件主要内容的材料，如转发的文件、随文发布的行政法规和规章。如属这类的附件，其名称在正文内已有交代，在“附件”项内则不必重复标示。并非所有的公文都有附件。有相当部分的公文是没有附件的。
附件有几件，就得标出几件的名称和件数，以使附件说明和公文所带的附件相吻合。
⑤成文日期。
成文日期，又称署时，是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“一九九三年三月九日”。书写体例要一致，不能与阿拉伯数字交错使用。
公文成文日期。一般性文件，以实际发出的日期为准，具体说，本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。是报以发出日期为准。
⑥印章
印章，指压盖于署时之上的机关公章。它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。
公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章。
印章必须盖得端正、清晰。其位置上沿不压正文，下沿要骑年盖月。
（3）文尾部分
文尾部分由附注、抄送机关、主题词、印发机关、印发日期等项组成。
①附注
附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明公文的传达范围；说明有关引文的出处；解释有关名词术语。
附注内容位于成文日期下方左侧、抄送机关上方。
②主题词
主题词，是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。主要作用在于方便电脑储存帮检索文件。其位置在抄送机关上方。
标引主题词要注意三点：
一要掌握选词原则，要选 用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词一般不超过5个。其标引的顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如，《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”；最后标文种名称“会议纪要”。
二要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》（1997年修订）由15类1049个主题组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如〃综合经济〃、〃财政、金融〃类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如〃工交、能源、邮电〃类中的〃工业〃、〃交通〃、〃能源〃和〃邮电〃等。第三层是类属词，如〃体制〃、〃职能〃、〃编制〃等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
三是主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则，这样可以保证标引主题词的准确性。
③抄送机关
抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，位于发至范围的下方。抄送机关要根据公文内容与性质、机关或领导人的职能与职权及工作的需要来确定。
④印发机关和印发日期
印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公厅（