按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
庑┒夹枰咛逦侍饩咛宸治觥�
现在，人们拥有多种多样的传递信息的方式。对其加以使用时，一定要考虑传真、电子邮件以及手机短信等等不同媒体的具体要求。我们下面就事论事，就目前人们所使用最普遍的这几种现代通讯方式来谈一谈它的具体的礼仪要求。
首先，来谈谈传真的礼仪规则。传真，是利用光电效应、传真设备产生的一种文字、图表传递的方式。虽然电子邮件大有后来者居上的态势，但实际上传真在很长时间内还是不会被替代的。我个人就经常使用传真。比如，一份会议通知。如果通过互联网发送，我如何拿给领导看呢？怎样签名、盖章呀？而传真就不同了，它可以使用公文纸，上面有公章，我把它拿去给领导看，就比较正规了。再比如，传递一份合同，一张图表，利用传真就非常迅速，否则你把它拷贝到互联网上去，手机短信发不了，上网也很麻烦。因此，至少在近期传真不会被替代。
第68节：第八篇 电子信函（3）
使用传真时，从礼仪上来讲，需要注意下列三个主要的问题：
第一，要篇幅短小。传真的具体篇幅，一定要短小。因为传真费用相对比较昂贵，尤其是你要对方到公共传真机上去收发传真。比如，从北京发往外地，一张大概要四到六块钱，接收一张也要两三块钱，所以内容太多的话，就不大划算了。有一次，一名外地学生要报考我的研究生。我就让他把个人资料用电子邮件发过来，他说利用网络怕有问题；我说寄过来吧，他说怕丢；我说干脆发传真吧，又快又不会丢。谁知一下传了两百多页，双方都花了不少钱。所以要注意，出于节省双方开支的考虑，传真的具体篇幅一定要短小，不到万不得已大可不必使用传真。
第二，要注意安全。以前，我们曾谈到过手机使用时的信息安全问题。在此问题上，实际上传真机也与之相类似。因为你使用传真所传递的信息，很有可能被别人看到。如果是国家机密、行业秘密、个人隐私的内容，最好不要使用传真机传递。换言之，使用传真机时，一定要确保相关的信息传播出去不会威胁到国家安全，不会有碍自己的经济利益，也不会有损个人的隐私，否则最好三思而行。
第三，要操作规范。使用传真机时，必须要注意操作规范。首先，你留给别人的传真号码应该是能用的。确有一些人留给别人的传真号码是不能用的。我就遇到过这种事。
有一次，一位朋友让我传一份文件。但他给我的第一个号码不能用，说是机子坏了；用第二个号码传，第二个还是不能使用；最后换了个公共传真机才搞定。切切牢记：你留给人家的传真号码要是不能用的话，会很麻烦、很折腾人家的。如果是使用无人值守的自动传真机，你需要提前特别注明或声明一下。
其次，发送传真之前，一定要通知对方一下。比如，认真地提醒对方：我现在要给你发一份传真，请注意接收。否则某些非自动的传真机没开机的话，材料就不能传过去。再者，你收到了我的传真之后，也要给我一个回音，以免我一直惦记它的着落。
我曾经遇到过这种事，你给某人发一份传真过去，他不吭气，不告诉你是否收到，让你干着急。我这人做事儿比较认真，总怕误人家的事，五点钟给他发了，六点钟没回音，八点钟没回音，第二天早上八点还没回音，打个电话问一下吧：〃老王，那个传真收到了吗？〃答复是早收到了。我问那为什么不跟我说呢？没想到人家却说：〃无所谓了，反正丢不了。〃
这样做，真的不大合适。这是不尊重别人的表现。你需要经常设身处地地考虑别人的感受。
再次，还要注意，收到对方传真之后，需要进行及时地处理。
第69节：第八篇 电子信函（4）
但凡传真过来的文件，一般都是比较重要的内容。因此不要将它在一旁搁置。该报的报给上级；该传达的传达给下级；该处理的要及时处理。报、传、处三个具体环节都需要规范化操作。
最后，传真时还要考虑所传递的具体内容是否完整与清晰的问题。因为传真设备的使用和光电效应的问题，传真之后的字迹和图表经常会失真。这点一定要考虑，要看看自己所收到的传真有没有字迹不清晰、内容不完整的地方。
比如，我在外地开会或者参加学术活动，经常有记者采访我。他用信寄给我的报纸校样有时候不能够及时到达，所以应我的要求，在其发稿之前，往往把校样先传给我一份，征求一下我的意见，这也是对我的一种信任。但有时候传真过来的文字能看清楚，而照片却一塌糊涂。有一次，我到外地去参加一个活动，记者采访我，后来出的报纸我也看见了，上面刊有我近年来照的最好的一张照片，我这人不大上相，难得有那么一次上相的机会。但是当时记者把报纸传真给我的时候，它却是一块黑，我根本没发现自己的照片在哪儿。所以在使用传真时，你一定要考虑到文字和图表可能会失真。除了失真以外，还有一点，就是传真的资料不大容易保存。它的字迹到了一定时间就自己消失了，或者不清晰了。所以重要的传真文件要及时对其加以处理，要制做副本，要拷贝，否则就会耽误事儿。
下面，我们接着来谈谈使用电子邮件的礼仪规则。
第一，不要滥用。有一点很重要，即不要滥用电子邮件。换句话来讲，就是要有事才用、有急必用；不急、无事，则不要用。我们注意到，现在人们很喜欢在虚拟的网络空间里畅谈理想，发表高论；宣泄情感，寻找至交；以及其他一些不同功利性的考虑。现代人都有自己进行选择权利，我们不好去非议他人。但一般就电子邮件而论，它其实是一种沟通、通讯的手段。既然如此，就要在对其使用时认真兼顾以下两点：
其一，有感而发，有事而发。此点乃是人们在收发、处理电子邮件时的基本的礼仪。当有人发电子邮件给你时，你要有来有往，回信给对方。在常规情况下使用电子邮件时，要坚持有事才去发，没事的时候就算了。
有一天，一位同志发邮件跟我说他有件事儿想跟我谈，问我能否和他通话。我很认真，看完邮件之后，就跟他通话了。我说你有什么事儿啊，他说想问候一下我，我说了声谢谢，通话就完了。过了两天他又发邮件过来，说还想跟我说一件事儿，我还是很认真地对待，我又拿起电话，问他有什么事儿，他说还是想再问候一下，其实也没有什么大不了的事情。
第70节：第八篇 电子信函（5）
他给人的感觉好像是太寂寞了，结果把我变成了他的陪聊的对象了。
其二，不要让你的邮件成为垃圾邮件。我们每天把电子邮箱打开时，往往会发现大量的邮件充斥其中，有时候甚至会〃爆箱〃。该来的没发过来，不该来的却满邮箱都是。这主要是因为某些不自觉者滥发邮件所致，所以不要乱用它，不要把没有任何实际内容的电子邮件乱发给别人，尤其是不要把它乱发给陌生人。不要使之成为了垃圾邮件，或使自己的电子邮件成为骚扰别人的东西。此点是很重要的，因为垃圾电子邮件和生活垃圾一样讨人嫌。
第二，要内容简短。此项要求与传真要注意的问题相类似。一般而言，电子邮件的主题要明确，而且通常应当只有一个。其具体内容，则宜短不宜长。一般来讲，它有一个页面就足够了，不要让人家反复去翻动。否则主次不分，令收件人难测虚实，甚至感到厌烦。
第三，要信息真实。不要在电子邮件中传递不真实的信息、哗众取宠的信息、以讹传讹的信息、有碍社会或公共安全的信息，这一点非常重要。电子邮件中所传递的信息，应以真实为第一位的要求。不仅自己不能制造虚假信息，而且也不能主动传播、扩散来自别处的不真实信息。
第四，要讲究公德。使用电子邮件时，一方面不要骚扰别人，另一方面则要注意公私有别。要做到：私人电子邮件用私人电脑发，公务电子邮件用公务电脑发。我们经常看到有这样的人，把公家的电脑当自家的电脑玩，上班时间发短信，使用公用传真机传自己的信息，这都是假公济私、用心不专的表现。还有个别的人，使用公用电脑发电子邮件，这让别人感觉有占小便宜之嫌。比如，我们前面讲到信件的问题，有一种非常让人看不过去的情况：就是使用公用信笺来进行私人通信，占小便宜。你缺这么点钱吗？这是很不应该的。
第五，要格式规范。具体使用电子邮件时，尤其是撰写电子邮件时，务必要令其格式符合规范。此乃通讯的普遍性要求。比如，你写信要使用标准信封。信封不标准，科学化的现代通信设备就无法通过，它就会被退回来误事儿。电子邮件也有类似情况，否则操作起来会有难度。
大体上来讲，使用电子邮件所要注意的问题就是以上这些了。
除了每天收发电子邮件和传真以外，目前很多现代人都是手机短信迷。手机短信的使用也有一些人人需要关心的注意事项。
人们把喜欢收发短信的人叫做〃拇指一族〃，我最近也成为其中活跃的一分子，每天收发的短信大概会有上百条。有时候短信息也确实帮了我很多忙，让我感觉到越来越离不开它了。从交际礼仪的角度来讲，我认为手机短信息的使用至少有以下四点需要掌握的基本规则。
第71节：第八篇 电子信函（6）
第一，要双向使用。不是每个人都会使用手机短信，也不是每种手机都能收发手机短信。有一回，一位老兄给我发了一条彩信。当时我的手机不能接收彩信，所以就没有收到。像我老爸也有一个手机。但是他老人家的手机并没有收发短信的功能，是比较老的机种。老人家�