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当你还在演说的时候，不要因为收拾幻灯片材料而减弱自己的总结。关掉投影仪，不要动那些幻灯片材料，然后走到前面陈述你的总结性发言。
在你的幻灯片周围使用饰面（你可以在任何办公用品商店中买到）。你可以在上面记笔记（因为听众不能看到），并且你也可以因此而显得准备充分。饰面可以是改变幻灯片变得更加容易。你可以去除那些令人生厌且浪费时间的纸张分离器，我就曾见过许多讲话者因为反复摆弄那个麻烦的纸张分离器而使听众很不耐烦。
克服误区的要点视觉教具：一幅好图胜过千言万语（5）
做好应付突发意外的准备
你可以通过事先的认真准备和假想的应急措施，成功避免在操作投影仪过程中可能出现的大部分常见的问题：
提前到达会场检查安装程序。
亲自查证是否所有设备都已就绪；不要指望别人替你做好这些事情。
找到投影仪的开关键，因为每种投影仪的设计都不同，所以，你经常会找不到它们开关键的位置。
准备一个备用的投影仪灯泡。
事先确定好投影仪的摆放位置，确保投影仪的两侧都有放置幻灯片材料的空间，因为你要将已经使用完的材料和尚未使用的材料区别开来。尽管我在视听目录上已经对此明确要求，但是，我还是必须花75％的时间去制定一个排序计划。
带一根延长线，以防万一。最好将其他相应的设备也都备好—— 一卷额外的人造丝、磁带、剪刀，等等。
安装并检测设备。
在一块亮光板上用一张幻灯片材料检测光线。
做好应付突发事件的准备。
激光指示器
商用激光指示器是被设计用来辅助讲话者做讲座和商业性演说的。激光指示器射出的光柱可以在它的目标物上形成一个小亮点。它在讲话者使用幻灯片时可以帮助讲话者将听众的注意力吸引到一个特殊的点上，特别是在听众人数众多而幻灯片又离你较远时，它的作用尤其明显。
但是，像所有其他的高科技产品一样，它也有自身的缺点。你很难将它固定在你要强调的那个点上。接下来发生的是这道激光光柱在幻灯片上来回地跳跃，听众很容易跟着光线而迷失。
并且，你要记得这个激光指示器不是一件玩具。美国激光研究院（The Laser Institute of America）指出，如果使用失当，激光指示器发出的光柱将会灼伤人的眼睛，他们建议：
不要将激光指示器指向任何人，它是被设计用来指明不动的物体的。
不要将激光指示器指向镜状物体的表面，它反射的光线同样可以灼伤人眼。
不要让未成年人单独使用激光指示器。
录 像 带
近些年来，随着生产规模的不断扩大，录像带正在被越来越多地使用。但是，这种媒介的缺点非常明显：价格高昂且缺乏弹性。录像带不仅难及其他高科技产品的价格低廉，而且也不能被演示者所控制。因为讲话者必须要停止播放录像才能发表评论，所以，大部分录像式演示都被设计为连续播放。
录像带弥补自身弱点的强势是详尽和权威。它们大部分同电视和电影非常接近，因此，画面通常会令观众感到震撼。当在资金充裕、场合允许的条件下，录像带通常会取得特别好的效果。如果你曾经使用过录像带，就会知道应该提前将带子倒到你需要的地方，仔细检查是否带子能够正常播放。否则，一旦它们不能正常播放，其结果只会同VCD或者DVD一样糟糕。
克服误区的要点视觉教具：一幅好图胜过千言万语（6）
图 解
不管你相不相信，图解都是我最喜欢的视觉教具——事实上，我总是将两张图解分别置于讲台的两侧。它们强迫你的目光只能左右平行移动，这会比前后移动更能刺激听众的反应，吸引他们的注意力。
图解比较适合于听众人数较少的情况。你要提前准备它们，或者是边讲话边“抛出”它们。它们既可以是厚纸板，也可以是放在图解架上的普通纸张。按照下面这些步骤使用你的图解：
提前安装好图表，但直到你需要使用时才打开它们。
为每份图表都加注标题，以便听众了解信息指对的内容，这是大部分人都忽略的一个步骤。将标题用大写字母打印出来。
力求画面生动、简洁。
不要边说边写，除非这是听众的要求。当你转身写字的时候，提高嗓音使得所有人都能听清。
使用粗线条绘画。提前将复杂的设计用细线标出淡淡的轮廓，以便讲话过程中能够迅速而专业地画出它们。
不要使用红色，除非你是在给很少的听众讲话——在图表上很难看清楚它。
如果墨水弄脏了图纸，尽快更换一张，因为它很容易将两张纸贴在一起。
如果是在一个狭长的房间里讲话，将图表贴在一个可以升高的画板上，否则坐在房间后面的听众将看不到图表的底端。
当你指向图表讲解的时候，应该在图表的右侧，使用你的左臂进行指点。如果你使用右臂的话，你也不要背对听众，将你的右臂横过你的胸前。不过如果你是右手族的话，就将图表置于你的右侧吧。
图表演示的一个主要的好处就是在你即使已经谈论其他话题的时候，仍然能够将刚才的信息留给你的听众，这是幻灯片和电脑图表演示所无法比拟的。
通过将图表与其他图画搭配使用，使你的讲话成为“多媒体”。
与其他视觉教具一样，一旦你使用完了图解，你就要找到一种方式去除它。你可能想在讲话过程中的不同阶段使用图表，因此，最好的方法就是在每次使用完后用一张纸遮住它，可以是白纸，也可以是一张上有与你的整个讲话主题相关的图标或者图画的纸。
黑 板
在听众较少的场合中，黑板也是一种不错的视觉教具。但是，你应遵循以下原则：
事先认真检查，确保支腿和螺钉都很坚固。
多准备一些黄色粉笔，在你的口袋中总是留着一支备用。在表现力上，黄色比白色更突出一些。
使用潮湿的，而非干燥的粉笔刷。
如果你是使用激光指示器，不要让光点在黑板上游移不定，指向你要强调的地方，让它停留一会儿，然后再移开。
不管画还是写，每次都不要超过几秒钟，也不要边画边说。如果你想解释你正在做的事情，先转过身来面向听众再说。
当你结束一个话题，开始一个新的话题的时候，应尽快将黑板上原有的内容清理干净。黑板上的原有图画将会分散听众的注意力。
对黑板和图表的特别建议
在你讲话之前，应在黑板或图纸上画好直线和标准的圆弧，用粉笔或者铅笔轻轻地勾勒出底样。在讲话过程中迅速而专业地画出这些图形，会使你的听众对你产生更多的钦佩和赞赏。
模型和实物
模型和实物只有在听众人数很少时才适用。但是，往往精致的模型和实物都造价高昂，即使是复制品，价格也不便宜，而且不很实用。模型需要讲话者源源不断地讲解，而且还得表情生动，达到栩栩如生的效果。当然，这就意味着讲话者要灵活多变，他可以通过改变话题来迎合听众的胃口。如果真是形势需要，与录像带配合使用，模型能够发挥最佳的效果。
当你分发实物、调查问卷、印刷品或者其他作为视觉教具的材料时，你就正在减弱听众对你的关注。不要在这个阶段向听众介绍重要的新观点，而且，你还要花费时间去概述和描绘正在分发的实物。
印 刷 品
印刷品是听众可以操纵的视觉教具，因此，对于讲话者来说，控制现场气氛和听众的注意力则更为重要。向听众讲明你的意图。在开始讲解他们要参与的要求之前，不要把印刷品急于发给他们，否则的话，人们会在你讲话之前就开始阅读它们，场面将会失控。
当听众拿笔写下来的时候，他们的记忆可能更加深刻，即使他们再也不回头看看自己的笔记。这就是为什么印刷品和调查问卷能够帮助听众对你的信息保持记忆的原因。
提前数出印刷品的数量，这样既可以节省时间，避免混乱，又可以在头脑中有个深刻的印象。你需要了解现场有多少排听众，以及每排有多少人。你的印刷品尽量设计的有一点创意，避免使用打印好的目录，而使用绘画和其他形式的艺术品则更为妥当。凡是适用于视觉教具的主要原则都适用于印刷品，他们必须要有明确的目的和你不能直接通过语言传递的信息。
图解和插图
最好的视觉教具是一种速记，图解和插图是所有视觉教具中使用最频繁、也是最有效的形式。
图解有多种表现形式，可以表现为图表（条形图、圆形图或坐标图）、系统关系、因果关系和流程图，等等，它主要依赖于你的想象。不管是图表、卡通、地图还是最初的艺术品、插图，都使得视觉教具比打印出来的讲话的文字复述更加形象、逼真，栩栩如生。
不仅用于讲话
视觉教具——特别是图表——对职员会议和客户讨论来说都很有帮助。它们将支持你的观点，使你的讲话更加精雕细琢、无懈可击。你将会给听众留下深刻的印象，因为并没有多少人懂得在这种场合下使用视觉�